Анонимный опрос, проведенный порталом «Провизор–24», показал:
- более половины сотрудников аптек из числа опрошенных сталкивались с необходимостью за свой счет приобретать просроченные товары по указанию работодателя;
- свыше четверти отметили единичные случаи таких ситуаций;
- десятая часть призналась, что доводилось покупать подобные препараты, но по собственному желанию;
- ни разу не приобретали «сроковые» товары только 7% опрошенных.
Как можно исправить эту ситуацию? Свое мнение высказывает Наталья Иванченко - член Национальной фармацевтической палаты, заместитель директора по развитию розничной сети ООО «ПРАЙД», коуч ACSTH ICF
Срок сроку рознь
Существуют два понятия: «срок годности» и «срок службы», покупатели их часто путают, но они совершенно различны. Срок годности – это период, по истечении которого товар считается непригодным для использования по назначению. Срок службы – это период, в течение которого изготовитель обязуется обеспечивать потребителю возможность использования товара по назначению и нести ответственность за существенные недостатки.
Медикаменты, косметика, продукты питания имеют срок годности. Медицинские приборы, аппараты, инструменты, очки и линзы для коррекции зрения, детские игрушки и другие товары длительного пользования – срок службы. И тот и другой сроки устанавливаются производителем. Срок службы начинается с момента продажи, а срок годности четко указывается на упаковке. Информировать покупателя об этих сроках обязаны те, кто отпускает товар.
После истечения срока годности продажа товара запрещается. В случае медикаментов она может запрещаться и ранее.
Когда наступает запретный час
Допустим, срок годности лекарственного препарата истекает через месяц. В упаковке 30 таблеток для ежедневного приема. Сотрудник аптеки имеет право отпустить такой препарат, предупредив покупателя. Но вот если в упаковке 60 таблеток при том же месячном сроке годности, медикамент необходимо снять с продажи и переместить в карантинную зону. Затем его списывают и уничтожают, причем процесс уничтожения довольно затратен.
Отсюда и стремление владельцев и/или руководителей компании всеми способами избежать списания и уничтожения. В том числе за счет списания товаров с истекающим сроком годности (ИСГ) собственным сотрудникам.
Когда речь идет о мазях или спреях, короткий срок реализации может быть оправдан, если об этом предупрежден покупатель. Мы же не знаем, за какое время он использует наружное средство.
Иногда возникают вопросы: что считать истечением срока, если на упаковке значится только год и месяц: до первого дня годен препарат или до последнего. В случае сомнений нужно посмотреть в сертификат препарата. Как правило, в сертификате указывается последний день месяца. Однако программа учета может «прочесть» это иначе. Поэтому необходимо откорректировать срок годности в программе и держать сертификат на этот препарат под рукой.
Секреты своевременности
Чтобы принять меры по борьбе с истечением срока годности, важно понять, какие действия ведут к этому явлению.
- Нарушение правил приемки товара.
Не проверяется срок годности. Часто товар с более коротким сроком не перемещается вперед в местах хранения. Таким образом, в первую очередь реализуются свежие партии. Следует следить за этим и менять партии товара.
- Нерегулярно ведется журнал учета сроков годности.
Имеет смысл обращаться к журналу не ежемесячно, а еженедельно. Необязательно, чтобы этим занимался заведующий. Пусть будет назначен ответственный за этот процесс.
- Прием товара из закрывшейся аптеки той же сети.
Важно до момента приема товара зафиксировать с руководителем условия реализация товаров в письменном виде. Не ограничиваться обещаниями о списании, а утвердить перечень товаров с ИСГ, подлежащих списанию в случае, если товар не будет реализован.
- Прогрузка аптеки товаром по маркетинговым договорам.
Бывает, что количество товара слишком велико и аптека не успевает его реализовать. При этом договор заключает менеджер офиса, а головная боль ложится на сотрудников аптеки. Заведующему важно обратить внимание на пункт договора, описывающий срок годности товара. Как правило, дистрибьюторы поставляют медикаменты со сроком не менее 70% от максимального. Поэтому, например, поставка с 50%-ным сроком – это повод разобраться.
И это ответственность менеджера аптечной сети или заведующего в единичной аптеке.
- Недостаток контроля со стороны руководителя.
Это самая частая и главная причина. Если контроль надлежащий, то руководитель может заблаговременно решить вопрос. Например, снизить цену на товар, включить его в акцию для покупателей, повысить стимулирующие надбавки для сотрудников при продаже препарата и т. д.
Сотрудники, в свою очередь, должны предоставлять письменную информацию с указанием товаров, которые подходят к ИСГ. Причем желательно это делать примерно за полгода.
За чей счет банкет?
Списание и уничтожение товара должны входить в расходы аптеки. По закону препараты списываются за счет прибыли. Поэтому никакого принуждения к выкупу просроченного товара быть не должно. Если руководитель заставляет выкупать, пусть издаст письменное распоряжение, на основании которого он требует деньги с подчиненных.
Работодатель имеет право требовать сохранность материальных ценностей. То есть то количество упаковок, которое значится в документах. От упаковок требуется целостность, и больше ничего.
Руководитель может лишить сотрудника премии. Но при этом он обязан указать, за что именно. В данном случае сложно, но возможно отстоять свои права.
Важно составить СОП по всем этапам движения товара с учетом сроков годности. Это не формальная отписка для проверяющих, это способ разделить ответственность и защитить права. Параллельно разрабатывается СОП по переоценке товара, в котором должно быть прописано, за какое время до истечения срока годности переоценивается товар.
Когда приходится принимать аптеку, делать это нужно только с инвентаризацией. Даже если предыдущая состоялась накануне. При этом нужно проговаривать, какой товар вы принимаете и с каким сроком годности, а какой нет. Товар, от которого вы отказываетесь, должен быть исключен из ведомости.
Напоминаю, что абсолютно необходимо своевременно заключать договор о коллективной материальной ответственности.
Первостольникам важно четко выполнять обязанности по СОП и грамотно работать с покупателями. Не пытаться втихаря подсунуть товар с ИСГ, а объяснить, за какое время можно использовать упаковку и какие преимущества (в первую очередь ценовые) есть у такого препарата. Многие клиенты сами спрашивают лекарства подешевле.
Ни в коем случае не следует замалчивать проблемы. Если на ваше обращение по поводу товара с близким ИСГ непосредственный руководитель не реагирует, то обращаться надо рангом выше. И тоже письменно.
Опыт нашей сети показывает, что проблему просрочки можно свести к минимуму. В некоторых аптеках ее решили на 100%, и это заслуга в первую очередь заведующих. Эти заведующие не самые удобные в отношениях с менеджерами, но самые результативные в данном вопросе по итогу.
Коммерческий директор аптечной сети, коуч ACSTH ICF, ведущий эксперт образовательного портала «Провизор‑24»
Наталья Иванченко