Цейтнот – это острая нехватка времени для выполнения определенной работы, которую нужно закончить в установленный срок. В напряженном ритме современной жизни с такими ситуациями сталкиваются многие люди, и выйти из них без потерь удается далеко не всегда. Как не допустить цейтнота и что делать, если избежать его не удалось?
Наш эксперт – психолог, семейный системный психотерапевт, бизнес-тренер, коуч-консультант, арт-терапевт Ольга Заводилина
Цейтнот вызывает сильное психологическое напряжение и стресс. В таком состоянии у человека чаще всего возникает ощущение, что он работает очень много, но все равно не успевает сделать все вовремя. Цейтнот разрушительно влияет не только на сам рабочий процесс, но и на физическое, эмоциональное и энергетическое здоровье человека. В таком состоянии у человека возникают нарушения сна, снижается самооценка, появляется неудовлетворенность жизнью в целом и ощущение нехватки сил, уныния и безысходности. Постоянные цейтноты вызывают развитие хронической усталости, приводят к эмоциональному выгоранию, разрушительно влияют на рабочий процесс и даже могут привести к ухудшению общего самочувствия, так как из-за стресса снижается иммунитет, нарушается сон и снижается качество питания. Цейтноты могут вызвать проблемы и в личной жизни, так как в такой ситуации человек не может найти время для общения с близкими.
Цейтнот на работе особенно часто испытывают ответственные и дисциплинированные сотрудники, карьеристы и перфекционисты, а также неорганизованные, неуверенные в себе или чересчур самоуверенные люди. При напряженной работе с большим количеством задач цейтнот возникает довольно часто, но чаще всего его возникновение бывает обусловлено тремя основными причинами. Первая причина: внезапные изменения условий, которые невозможно было предусмотреть, например, внесение новых поправок в законодательство. Вторая причина: завышенные требования к выполнению поставленных задач, оторванные от реальности, например, выполнить пятилетку за два года. Третья причина: привычка все откладывать на потом и затем действовать в условиях цейтнота. Если цейтнот возник из-за первой причины, то проблему необходимо решать. Если виновны вторая или третья причины, то необходимо работать над собой.
Что делать руководителю, чтобы не создавать цейтнота
Правило 1: проанализировать использование своего рабочего времени.
Такой анализ поможет выявить потери времени в процессе рабочего дня и понять, на что оно расходуется, сколько времени требуется на выполнение определенных рабочих задач, какие факторы повышают вашу работоспособность, а какие ее ограничивают. Самым эффективным способом такого анализа является ведение записей: письменный учет рабочего времени поможет понять причины нерационального использования рабочего времени и выработать методы, помогающие оптимизировать его использование.
Правило 2: планировать свое рабочее время.
Составляйте план задач на день в письменном виде и в процессе работы отмечайте все сделанное. Определите четкие и реальные временные нормы для выполнения каждой задачи и старайтесь их соблюдать, чтобы не пришлось что-то доделывать в незапланированное время. Во время рабочего дня пересматривайте свой план и при необходимости корректируйте его, если возникают какие-то срочные незапланированные дела.
Правило 3: делегировать полномочия и обязанности.
Руководители должны уметь делегировать выполнение некоторых дел и задач своим подчиненным. Прежде всего нужно делегировать рутинные дела и несложные задачи – это поможет освободить время для более ответственных дел. Со временем можно перепоручать подчиненным и более серьезные задачи, если есть уверенность, что они смогут выполнить их качественно и в срок.
Правило 4: ставить реальные задачи и цели.
Грамотное планирование рабочего процесса и определение реальных сроков для выполнения рабочих задач помогает избежать авралов и цейтнота. Для эффективной работы нужно делить большие задачи на более мелкие подзадачи, при этом желательно формировать поручения подчиненным так, чтобы они могли их выполнить в течение рабочего дня. Не следует поручать подчиненным больше задач, чем они могут выполнить.
Правило 5: расставлять приоритетность рабочих задач.
В первую очередь нужно заниматься наиболее важными делами, а выполнение менее важных задач перенести на следующий день, отложить на некоторое время или отказаться от них совсем.
Правило 6: определить приоритеты деловых и личных контактов.
Из-за цейтнота на работе у руководителей остается мало свободного времени для общения с другими людьми, поэтому нужно бережно относиться к своему рабочему и нерабочему времени. Оцените приоритетность всех своих рабочих и личных контактов и встреч и решите, какие нужно провести обязательно, а от каких встреч и контактов можно отказаться.
Правило 7: следить за трудовой дисциплиной.
Если руководитель сам соблюдает трудовую дисциплину, то требования от подчиненных неукоснительного соблюдения трудовой дисциплины будет адекватно и сообразно. При этом необходимо, чтобы сотрудники были обучены и имели навыки эффективного распределения своего рабочего времени. При этом руководителю необходимо следить за своевременным выполнением рабочих задач, это поможет снизить риск возникновения цейтнота.
Правила для всех
Правило 1: не откладывайте выполнение рабочих задач на последний момент.
Отложенные дела являются самой частой причиной цейтнота, поэтому важно избегать прокрастинации. Выполняйте все задания сразу по мере их поступления и не оставляйте дела незавершенными.
Правило 2: избегайте перфекционизма.
В погоне за идеальным результатом перфекционисты часто не могут реально оценить сроки выполнения работы, поэтому не успевают закончить ее вовремя. Из-за боязни совершить ошибку у сотрудника бывают завышенные требования к результатам, поэтому он работает слишком медленно, перепроверяет все несколько раз и в итоге попадает в цейтнот.
Правило 3: делите большие задачи на более мелкие и выполняйте их последовательно.
Такой подход помогает лучше распределять рабочее время и повышает продуктивность, а выполнение каждой подзадачи помогает прочувствовать свой прогресс и способствует повышению мотивации.
Правило 4: учитесь говорить «нет».
Если у сотрудника слишком много работы, вероятность цейтнота резко возрастает. Не следует браться за выполнение заданий, если вы не уверены, что сможете сделать их в установленные сроки. Телефонные звонки, разговоры и другие ситуации, которые не относятся непосредственно к делу, отнимают много времени и мешают своевременно выполнять рабочие задачи, поэтому в свое рабочее время от них тоже лучше отказаться.
Правило 5: работайте без спешки.
Спешка и суета – враг результата: чем больше вы будете спешить, тем меньше успеете сделать. В спешке люди зачастую стремятся делать все сразу и переключаются с одной задачи на другую, не закончив первую. Составьте план работы и выполняйте его последовательно, отмечая сделанное. Это позволит рационально использовать рабочее время и не делать лишних движений.
Правило 6: помните об отдыхе.
Для продуктивной работы необходим качественный отдых и прежде всего полноценный ночной сон. Во время рабочего дня рекомендуется через каждые 1‑1,5 часа делать короткие запланированные перерывы для отдыха, а в обеденный перерыв выходить из офиса, чтобы отвлечься от текущих задач.
Психолог, семейный системный психотерапевт, бизнес-тренер, коуч-консультант, арттерапевт
Ольга Заводилина