В аптечные сети обычно приглашают работать тех, у кого уже есть опыт работы. Поэтому они быстро вливаются в новый коллектив и начинают трудиться в полную силу. Но если процесс адаптации сотрудников выстроен грамотно, стать асом может даже совсем «зеленый» новичок.
Что для этого требуется, рассказывает директор учебного центра «Доктрина», член аккредитационной комиссии ординатуры Первого МГМУ им. И.М. Сеченова, руководитель курса МВА «Маркетинг-менеджмент в фармацевтическом бизнесе» ВШЭ, член Национальной фармацевтической палаты Елена Лазарева.
В процессе адаптации выделяют три этапа:
- Onboarding – период от подготовки к приходу нового сотрудника до введения его в должность.
- Induction – введение в должность.
- Adaptation – адаптация к новому месту работу и должности.
На любом этапе необходимо понимать, что новичок – живой человек, его привыкание «завязано» на множестве не всегда лежащих на поверхности нюансах. Пренебрежение ими грозит, в том числе, и потерей прибыли.
1. HR-отдел начинает и должен выиграть
Отработать алгоритмы взаимодействия с новичками следует еще до того, как давать объявление о найме сотрудников. Необходимо проанализировать рынок труда, подумать, чем можно привлечь новые кадры.
Не лишней будет презентация компании: фото офиса, информация о ближайших парковках, точках общепита, дресс-коде, ссылки на соцсети компании, список программ, которые используются в работе, документов, которые потребуются для трудоустройства.
Следует подготовить рабочее место, то есть оснастить его необходимым оборудованием, продумать алгоритм бизнес-коммуникаций и процедуру оформления на работу. Причем лучше детально прописать, чего вы хотите, кто за это отвечает и как это должно выглядеть. Многие крупные аптечные сети и фармкомпании разрабатывают порталы дистанционного обучения, чтобы новый сотрудник поэтапно осваивал нужные ему навыки и умения.
И, наконец, чтобы не тратить времени зря, призовите на помощь входное тестирование. Это может быть самый обычный конструктор тестов. Важно, чтобы оно было правильно оформлено и человек мог быстро понять, что от него требуется. Скажем, одна компания разработала несколько блоков тестов, каждый блок оценивается определенным количеством баллов. Что позволяет сразу отсеять тех, кто точно не подходит, а с набравшими необходимое количество баллов взаимодействовать в зависимости от результатов тестирования.
2. Принимаем на работу
Без формальностей, конечно, не обойтись. Подписание трудового договора, должностной инструкции, приказ о приеме на работу и соответствующая запись в трудовой книжке – куда без этого?
Но дальше потребуется рассказать, как происходит обмен информацией, кому надо звонить, кому – писать в мессенджеры, кому – на электронную почту, выдать логин и пароль от корпоративной почты. А затем шаг за шагом знакомить, объяснять и показывать, как работать с программой, какие акции проводятся и зачем и т.д. Новичок должен усвоить, кто за что отвечает и кого в какое время можно побеспокоить. Это называется организованным приемом на работу.
Когда же все происходит стихийно («Лен, подойди, объясни, как с программой работать», «Саш, расскажи про карту лояльности по-быстрому»), вряд ли стоит ждать от новичка быстрой отдачи.
У первостольника две стратегические задачи:
- Краткосрочная – увеличение количества покупателей и стоимости покупки;
- Долгосрочная – формирование высокой лояльности к сети, аптеке, определенному бренду и его рекомендациям.
Следует представить новичку внутренние регламенты в удобной для их отработки форме, организовать обучение технике фармконсультирования, работе с клиентами и отработку теории на тренажерах.
3. Помогаем привыкнуть к новому месту работы
Чаще всего усилия направлены на профессиональную и производственную адаптацию. Но помимо этого нужны:
- Социальная адаптация – знакомство с историей компании, вхождение в новую социальную среду, где есть свои правила, традиции, нормы поведения. Например, при входе в один из офисов висит огромная карта мира, утыканная разноцветными флажками. Принимая на работу новичка, его просят отметить на карте места, где он родился, учился, женился, путешествовал. На ближайшем тим-билдинге все это обсуждается. Новичку сразу подбрасывают тему для разговора, он находит земляков или тех, кто был в отмеченных им местах.
Другая компания предлагает новым сотрудникам с помощью одной из программ, которая используется в работе, представить свою биографию. Таким образом новый сотрудник осваивает продукт, с которым придется иметь дело, и заодно представляется коллегам, начинает с ними общаться.
Где-то поступают совсем просто: новичку присваивают опознавательный знак, например бейджик определенного цвета. Все сразу понимают, что этому человеку надо уделить больше внимания, подробно что-то объяснить. - Физиологическая адаптация – приспособление к новым нагрузкам, графикам. Чтобы первостольники чувствовали себя комфортно, компания может покупать им ортопедические стельки. Необходимо учитывать и габариты нового сотрудника. Крупной женщине некомфортно работать в крохотном аптечном пункте, где не повернуться и не развернуться.
- Экономическая адаптация – привыкание к системе материального стимулирования и заработка. Сотрудник должен понимать, от чего зависит его заработок. Хорошо, если разработан калькулятор, где можно ввести личные данные (число смен, экономические показатели) и тут же увидеть примерную зарплату. Это поднимает мотивацию и помогает улучшить экономические показатели.
- Профессиональная адаптация – приобретение новых знаний, умений, оценка перспектив роста, повышение квалификации. Базовые знания есть у всех, но у каждой компании свои приоритеты и тактика их достижения.
- Производственная адаптация формирует лояльность к компании. Это привыкание к новому оборудованию, программному обеспечению. Хорошо, если новенький может дома спокойно посмотреть программу, с которой будет иметь дело, чтобы попробовать разные режимы и понять, как с ней работать.
В компаниях, где налажена адаптация новичков, остается работать 80% новых сотрудников, а их производительность труда на 70% выше, чем у таких же новичков в компаниях, где эти процессы не отлажены
Чего же ждать?
Приспособление к новым требованиям, корректировка своих компетенций может длиться от 1 месяца до года. Все зависит от должности, сложности работы и помощи, которую готова оказать компания.
Первые два месяца – острый период адаптации. Новичок будет ошибаться, волноваться, переживать. Он может понять, что работа не отвечает его ожиданиям. Надо учитывать его психологическое напряжение и предлагать помощь.
До 4 месяцев может длиться оптимистический период. Новичок, видя, что он справляется со своими обязанностями, впадает в эйфорию и может начать ошибаться. Если в этом периоде активно указывать ему на недочеты, обидам не будет конца. Проявите такт, не устраивайте разносы. Лучше организуйте обучение.
До 6 месяцев – вторичный период адаптации. Новичок справляется со всеми задачами, успокаивается и принимает правила компании.
Быстрее всех к новому месту работы привыкают кладовщики – за 27 рабочих дней. Офис-менеджерам и секретарям на это надо до 50 дней, менеджерам по продажам – до 3 месяцев, кадровикам – 100 дней, а программистам – 102 дня.
По материалам вебинара «Как выстроить эффективную систему адаптации в фармбизнесе»
Директор учебного центра «Доктрина», член аккредитационной комиссии ординатуры Первого МГМУ им. И.М. Сеченова, руководитель курса МВА «Маркетинг-менеджмент в фармацевтическом бизнесе» ВШЭ, член Национальной фармацевтической палаты 
Елена Лазарева