В первой части этой темы (https://phmlife.ru/nastoyashchaya-apteka/delimsya-opytom/1973-zhurnaly-dlya-apteki-chast-1.html) мы начали анализ особенностей ведения и хранения журналов, документирующих рабочие процессы в аптеке. Предлагаем вашему вниманию вторую часть статьи.
Наш эксперт – ведущий фармацевтический инспектор Ассоциации аптечных учреждений (СРО) «СоюзФарма» Виктория Маховская
Чистота – залог здоровья
Санитария и гигиена – неотъемлемая часть и медицинской, и фармацевтической помощи. Согласно санитарным правилам СП 2.1.3678-20, помещениям аптеки необходима ежедневная влажная уборка (с дезсредствами и моющими средствами), а там, где хранятся лекарства, нужно каждый месяц приводить в порядок шкафы и стеллажи. Ежемесячной должна быть и генеральная уборка – с обработкой стен, полов, аппаратуры, инвентаря и светильников, а в асептических помещениях производственной аптеки ее проводят еще чаще – каждую неделю.
Все действия, которые поддерживают порядок в аптеке, нужно отмечать в специальных журналах. Их формы утверждает руководитель организации своим внутренним приказом. И все же приведем некоторые рекомендации по оформлению.
В журнале регистрации ежедневных санитарных мероприятий (т.е. влажной уборки) в каждой строке слева направо отмечаются: дата, ФИО выполняющего уборку сотрудника, время выполненной влажной уборки (как правило, она ведется каждые 2-4 часа, поэтому таких граф должно быть несколько). В правом крайнем столбце работник ставит подпись. Хранится заполненный журнал 3 года.
Журнал учета проведения уборок (хранящийся тоже в течение 3 лет) посвящен генеральным мероприятиям. В него можно включить, например, такие графы:
- «Дата проведения»;
- «Помещение»;
- «Объекты уборки» (с подкатегориями «полы», «оборудование», «стены», «витрины», «двери», «информационный стенд», «декоративное оформление, в т.ч. озеленение», «потолки», «оконные рамы и пространство между ними», «мелкий, текущий ремонт»);
- «Подпись».
Трехлетний срок хранения нужен и для журнала расходования дезинфицирующих средств. В этом документе следует указать дату работы, наименование дезсредства, объект обеззараживания, концентрацию активного хлора (в процентах), количество дезсредства, объем воды, а в правом крайнем столбце ставит свою подпись ответственный сотрудник.
Медосмотр – задача особой важности
Согласно Порядку проведения обязательных предварительных и периодических медосмотров работников (утв. приказом Минздрава России № 29н от 28.01.2021), работодатель либо его представитель должен вести учет выданных направлений на осмотры. А это еще один журнал, который нужен не только аптеке, но и любому предприятию.
Журнал учета выданных направлений на медосмотры и полученных заключений о профпригодности нужно заполнять достаточно подробно, отмечая в каждой записи:
- ФИО и СНИЛС сотрудника;
- подразделение, рабочее место, вредные факторы;
- номер и дату подписания направления, а также дату его получения работником (который расписывается в получении в соответствующей графе журнала);
- номер и дату выдачи заключения о результатах медосмотра;
- наименование медорганизации и номер ее лицензии;
- суть заключения (годен, не годен, годен с ограничениями) и обнаруженные ограничения.
После медосмотра и выдачи заключения сотрудник расписывается в крайнем правом столбце.
Контроль тоже надо учесть
Еще один журнал, необходимый всем предприятиям без исключения, – журнал учета проверок юрлица/ИП, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля. Особенности оформления этого документа руководитель аптеки или аптечной сети утверждает внутренним приказом. Проще всего ориентироваться на образец из приложения 4 к приказу Минэкономразвития РФ № 141 от 30.04.2009, ведь он содержит такие важные сведения, как:
- дата начала и окончания проверки, общее время ее проведения (для МСП и микропредприятий – в часах);
- наименование контрольного органа, дата и номер распоряжения или приказа о проведении проверки, цель, задачи и предмет проверки;
- вид проверки (плановая или внеплановая);
- для плановой проверки – ссылка на ежегодный план проведения проверок, для внеплановой – дата и номер решения прокурора о согласовании ее проведения (если оно обязательно);
- дата и номер составленного по результатам проверки акта, дата его вручения представителю юрлица или ИП;
- выявленные нарушения (со ссылками на положения правовых актов);
- дата, номер и содержание выданного предписания об устранении нарушений;
- ФИО проверяющих;
- ФИО привлеченных к проверке экспертов и их должности.
Предусмотрена также графа для подписей проверяющих.
Журнал учета проверок хранится 10 лет.
О лекарствах поштучной отчетности
Отдельный вопрос – документирование работы аптеки с препаратами ПКУ. Если речь не идет о НС, ПВ и их прекурсорах, то форму журнала учета операций, связанных с обращением лекарственных средств, включенных в перечень лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, должен утвердить руководитель аптеки или аптечной сети. Образец можно взять из приказа Минздрава России № 378н от 17.06.2013. Хранится документ 3 года.
Журнал регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, ведется по правилам, утвержденным постановлением Правительства РФ № 1846 от 28.10.2021 (этот документ действует до 1 марта 2028 г.). Напомним некоторые из основных принципов.
Регистрация операций ведется по каждому наименованию прекурсора на отдельном развернутом листе журнала или в отдельном журнале. Журналы должны быть сброшюрованы, пронумерованы, заверены подписью ИП либо руководителя юрлица (или уполномоченного им сотрудника) и скреплены печатью юрлица или ИП (если у предпринимателя есть печать).
Журнал регистрации операций по обороту НС и ПВ заполняет сотрудник, ответственный за его ведение и хранение. Он делает записи шариковой ручкой (чернилами) в хронологическом порядке сразу после каждой операции (по каждому наименованию прекурсора), на основании подтверждающих ее выполнение документов. Эти документы (или их копии, заверенные правильно) подшиваются в отдельную папку. Она хранится в металлическом шкафу (сейфе), ключи от которого находятся у ответственного за журнал сотрудника.
Для перманганата калия в концентрации 45% (или выше) массой до 10 кг запись в журнале о суммарном количестве отпущенных, реализованных, приобретенных или использованных указанных веществ ведется ежемесячно. Здесь документально подтверждать каждую операцию не нужно.
В журнале отмечаются как наименования прекурсоров по спискам I и IV перечня НС, ПВ и их прекурсоров, подлежащих контролю в России (утв. постановлением Правительства РФ № 681 от 30.06.1998), так и иные наименования, под которыми они получены. Нумерация записей по каждому наименованию прекурсора ведется в пределах календарного года в порядке возрастания номеров. Записи операций по приходу и расходу нумеруются в соответствии с их количеством.
Когда документ заполнен и нужно начинать новый, нумерация записей продолжается: если последняя страница старого журнала заканчивается номером 100, первая страница нового начнется с номера 101.
Запись каждой операции обязательно заверяется подписью ответственного сотрудника с указанием фамилии и инициалов – как и любые исправления в журнале. Незаверенными исправления и записи оставлять нельзя! Бумажный документ хранится в металлическом шкафу (сейфе), ключи от которого находятся тоже у ответственного сотрудника.
После внесения последней записи журналы регистрации операций, связанных с оборотом НС, ПВ и их прекурсоров, хранятся 5 лет.
Ведущий фармацевтический инспектор Ассоциации аптечных учреждений «СоюзФарма» (СРО) 
Виктория Маховская